Le BBZ est né, à la fin des
années 60, aux Etats-Unis. Cette époque correspondait à un tournant, il
s’agissait en effet du passage de la période de croissance à une période de
turbulence.
1- Instabilité des débouchés traditionnels,
2- augmentation des contraintes,
3- développement des « indirects »,
4- changements des rapports humains dans l’entreprise.
1- Instabilité des débouchés traditionnels:
les causes de ce changement ce situe à deux niveaux, l’internalisation de la
concurrence et des mutations technologiques importantes.
2- Augmentation des contraintes: tous
les mouvements de défense du consommateur concernant la qualité des produits,
le respect de l’environnement, la législation antipollution..., la sécurité,
l’hygiène des postes de travail, les emplois réservés aux handicapés, les
retenues pour la sécurité sociale, les ASSEDIC, les indemnités pour
licenciements, l’extension des régimes de protection sociale et de retraite à
des catégories sociales non encore couvertes, une plus grande ponction fiscale.
3- Développement des
« indirects »: l’augmentation des contraintes, la nécessité de
faire face à de nouveaux défis commerciaux se traduisent par un besoin accru de
services fonctionnels de tous types: contrôle, audit, statistiques, recherche,
entretien, surveillance, information...D’où une augmentation en valeur absolue
du personnel occupé aux tâches ne contribuant pas directement à la production.
Parallèlement à cette augmentation en valeur absolue, les domaines indirects ou
administratifs ont vu leur importance croître en valeur relative du fait même
des innovations industrielles. De plus on constate un transfert en ce qui
concerne la qualité du personnel: la personnel des indirects (service
d’assistance, services fonctionnels, services administratifs...) tend de plus
en plus à gagner de l’importance. Ces dépenses sont beaucoup plus difficiles à
cerner et à maîtriser. On peut donc difficilement cerner l’impact sur
l’efficacité globale de l’organisation.
4- Changements des rapports humains dans
l’entreprise: les décisions devront toujours être prises par la hiérarchie
et appliquées par les hommes de terrain, en revanche ce qui va changer, c’est
la façon dont les décisions sont préparées et la façon dont l’ordre est
transmis aux opérationnels en vue d’exécution. De plus en plus le personnel à
besoin d’être motivé lorsqu’il s’agit d’exécuter une décision. Une bonne partie
du travail du cadre consiste dorénavant à informer son personnel, à dialoguer
avec lui, à l’écouter, à découvrir ses motivations, à l’encourager à se
développer...
- II -
EN QUOI LE BBZ EST PLUS
ADAPTE AUX CONDITIONS DE LA SITUATION ACTUELLE
Face à la
situation de crise, diverses solutions sont à chercher. Les principales se
situent au niveau de la planification stratégique, laquelle fixe de nouveaux
objectifs à long terme, dans les domaines où sont nés de nouveaux besoins. De
nouveaux outils doivent être utilisés, parallèlement aux grandes décisions
stratégiques pour permettre aux entreprises et services publics de rester
efficaces et productifs. C’est à l’occasion de la préparation du budget de
l’année que les entreprises, qu’elles soient en difficulté ou non, prennent le
plus conscience du caractère limité de leurs ressources. C’est au moment de la
budgétisation, que ce soit celle des dépenses d’investissement ou celles des
dépenses de fonctionnement, que la tension monte dans l’organisation, que la
rivalité s’installent dans les différents services. Le BBZ met en évidence le
caractère artificiel de la distinction entre les dépenses d’investissement et
les dépenses de fonctionnement. Cette distinction justifie l’existence de deux
procédures distinctes en ce qui concerne l’élaboration et l’approbation des
budgets qui se déroulent à des dates différentes dans la plupart des
organisations. Par définition, les investissements concernent toujours les
activités nouvelles, alors que les dépenses de fonctionnement sont souvent la
reconduction de dépenses passées connues. L’approche BBZ consiste à appliquer
au budget de fonctionnement la même rigueur d’analyse que pour le budget
d’investissements. Le domaine d’intervention du BBZ est celui du budget de fonctionnement,
mais il doit s’inscrire à l’intérieur d’une stratégie globale bien définie.
Le BBZ tire son efficacité d’un certain nombre de traits qui
lui sont caractéristiques:
1- il est mieux adapté à la nécessité du redéploiement,
2- il est conçu spécialement pour maîtriser les frais de
structure et les frais indirects,
3- il suscite la participation constructive du personnel,
4- il est fait pour la négociation entre supérieurs et
subordonnées,
5- il facilite les choix budgétaires par le lien qu’il
établit entre budget et résultats.
1- Il est mieux adapté à la
nécessité du redéploiement: la budgétisation classique se révèle approprié
en période de croissance, elle n’a pas été préparée pour faire face à des
conditions changeantes. La budgétisation classique introduit une rigidité qui
diminue la marge de manœuvre. En revanche le BBZ part du principe que la
réflexion budgétaire doit être l’occasion de repenser l’allocation des
ressources de façon à coller au mieux aux besoins de l’environnement. Il part
du zéro pour définir les besoins.
2- Il est conçu spécialement pour
maîtriser les frais de structure et les frais indirects: tout le monde
reconnaît l’efficacité de la budgétisation classique tant qu’il s’agit des
coûts directs de production. Cela est loin d’être le cas pour les frais de
structure et les frais indirects. Or on constate que la part des frais de
structure et des frais indirects dans le prix de revient des entreprises
devenait de plus en plus prépondérante. Le BBZ apporte une amélioration par rapport
au budget classique, il oblige les managers et la hiérarchie à consacrer plus
de temps et de réflexion aux budgets représentant la part la plus importante
des dépenses de fonctionnement.
3- Il suscite la participation
constructive du personnel: le BBZ est un instrument pour faciliter le
redéploiement des ressources, redéployer ses ressources c’est faire subir un
changement à l’organisation, à la fois dans les nouveaux objectifs qui lui sont
fixés, dans les méthodes de travail, et surtout dans les mentalités. Tout
changement nécessite la participation active des personnes concernées, le BBZ
suscite cette participation. Le système de budgétisation classique implique
généralement le seul chef de section budgétaire. Le BBZ fait du manager le
promoteur même du changement, ce sont les cadres qui suggèrent les changements
à effectuer. C’est par une double action que le BBZ parvient à ce résultat:
l’implication dans le processus budgétaire d’un niveau hiérarchique inférieur à
celui habituellement concerné dans la budgétisation classique; l’utilisation de
la méthode incrémentale, c’est à dire la présentation de plusieurs budgets de
sorte que quel que soit le budget retenu par la direction, il correspondra à un
budget élaboré par le responsable lui-même.
4- Il est fait pour la négociation
entre supérieurs et subordonnées: le BBZ part du principe que les demandes
de budgets des managers doivent être discutées avec la direction. Il part du
principe qu’un ajustement doit être discutées avec la direction. Il part du principe
qu’un ajustement doit être trouvé entre les demandes émanant de différents
services, et c’est à la direction qu’il appartient de trancher. La technique
incrémentale fait du dépassement des fonds disponibles une chose prévue
d’avance. Dans ce contexte même si la direction prend la décision de réduire
les budgets, les budgets retenus correspondront toujours à des propositions
élaborées et présentées par les managers eux-mêmes.
5- Il facilite les choix budgétaires
par le lien qu’il établit entre budgets et résultats: la finalité première
du budget a de tout temps été l’allocation des ressources dans le but
d’atteindre un objectif. Mais la pratique courante de la préparation et de
l’approbation des budgets a fait que les managers ont perdu de vue cette
finalité. Le BBZ pour éviter une telle déviation, fait une obligation dans sa
méthodologie, de mettre en parallèle pour chaque proposition budgétaire la
performance à atteindre et le budget nécessaire pour son obtention. De ce fait,
la finalité du budget est sans cesse rappelée à tous les protagonistes du jeu
budgétaire.
A
chaque fois que le BBZ est en balance avec une autre technique, le BBZ apporte,
en plus de l’objectif visé des bénéfices spécifiques:
- le BBZ en tant
qu’outil de diminution des coûts, le BBZ n’est pas un simple outil de
réduction de coûts. Son action va au-delà et concerne la réallocation générale
des frais de fonctionnement. Il se trouve que parmi les réallocations possibles, l’objectif de
réduction des coûts peut être poursuivi. Mais dans ce cas de figure, le BBZ ne
se contente pas de viser des diminutions de coûts, il apporte avec lui toutes
les améliorations durables.
- le BBZ en tant
qu’outil d’innovation et de dynamisme dans l’organisation: le BBZ a comme
ambition d’apporter un tel changement au niveau de la culture des
organisations, et il possède les moyens de son ambition, à savoir la mesure des
performances et leur association à un coût. La grosse faiblesse de la plupart
des méthodes de créativité dans les organisations est de rester qualitatives.
L’esprit et la méthodologie propres au BBZ permettent aux facultés d’innovation
de s’exprimer, de se mesurer et de se renforcer. Le BBZ donne la possibilité
aux responsables de centre de décision de s’exprimer, de développer leurs
facultés d’innovation et de créativité, afin de trouver la proposition la plus
économique, permettant d’atteindre les résultats voulus.
- le BBZ en tant
qu’outil de planification: le BBZ ne se positionne pas comme concurrent des
diverses techniques de planification mais plutôt comme complément. Le BBZ lie,
la phase de mise en place et la phase de planification en un seul et même
processus. Une fois que les axes du développement stratégique ont été définis
et diffusés aux cadres, ceux ci sont invités à développer des programmes
d’action et à les valoriser financièrement. Ils jouent un rôle actif dans la
mise en place de la stratégie et seront motivés pour atteindre les résultats.
- le BBZ en tant
qu’outil d’organisation: Le BBZ est un soutien efficace à une autre
méthode. Le BBZ présente l’avantage de lier les changements dans l’organisation
avec les programmes d’action et les budgets correspondants, les réorganisations
qu’il propose ne peuvent se heurter à des incompatibilités financières. Le BBZ
peut servir à mettre en évidence des lacunes dans la stratégie de la société,
son utilisation au niveau de l’organisation permet d’identifier les grandes
alternatives
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