CONTRÔLE DE GESTION :CE QUE PEUT APPORTER LE BUDGET A BASE ZÉRO 

A - Le BBZ est: 1- un outil de management,

                                   2- un outil de planification et d’allocation des frais d’exploitation,

                                   3- un outil tactique,

                                   4- un outil qui ne se substitue pas à la budgétisation classique,

                                   5- un outil qui concerne les coûts indirects,

                                   6- un outil de participation à l’encadrement,

7- un outil d’introduction du changement dans l’organisation, et de remise en question,

                                   8- un outil qui utilise une méthodologie, un langage particuliers.

            1- un outil de management: c’est à dire qu’il implique tout à la fois la planification, l’organisation, le contrôle et la mobilisation des ressources humaines dans l’entreprise. Il est un outil de prise de décision en matière de choix budgétaires. Il propose un modèle nouveau de prise de décision.

            2- un outil de planification et d’allocation des frais d’exploitation : le BBZ aborde la majorité des domaines d’un responsable, son point d’application spécifique est la budgétisation des dépenses d’exploitation, à savoir l’allocation des frais de fonctionnement d’une organisation. Pour chaque service concerné, la méthodologie du BBZ fait apparaître un programme d’action détaillé, avec des échéances et objectifs précis, concernant l’année budgétaire considérée.

            3- un outil tactique: le BBZ est un outil tactique au service d’une stratégie. Il est l’instrument d’une politique.

            4- un outil qui ne se substitue pas à la budgétisation classique: le BBZ ne se substitue pas au système de présentation et de suivi des budgets. Il se superpose à lui. L’action du BBZ concerne uniquement le système de préparation et d’approbation des budgets au sein d’une organisation. Le BBZ est un outil de prise de décision en matière de choix de budgets de fonctionnement.

            5- un outil qui concerne les coûts indirects: le BBZ ne s’applique pas aux coûts directs de production. Parmi les frais d’exploitation, son domaine d’intervention concerne les frais indirects.

            6- un outil de participation à l’encadrement: pour la préparation des budgets de fonctionnement, le BBZ recherche la participation de la majorité de l’encadrement. Cependant à la différence des cercles de qualité, le BBZ ne pousse pas la participation jusqu’au niveau de l’opérateur, il limite son intervention au niveau de l’encadrement.

            7- un outil d’introduction du changement dans l’organisation, et de remise en question: le BBZ ne limite pas son action à l’optimisation d’une gestion donnée, il vise à modifier les mentalités, à changer les structures de comportement, allant dans le sens de l’innovation, de façon à rendre l’organisation plus adaptable et à lui permettre de mieux coller à son environnement.

            8- un outil qui utilise une méthodologie, un langage particuliers: le BBZ s’appuie sur une méthodologie rigoureuse et utilise des modes de présentation qui présentent un certain nombre de rubriques communes et suivent des règles particulières. Ceci pour donner une efficacité maximale à la communication.

B - Les objectifs du BBZ

Le BBZ est un outil tactique au service d’une stratégie volontariste. Les entreprises qui ont utilisé le BBZ poursuivaient d’abord des objectifs qui leur étaient propres et ont eu recours au BBZ pour arriver à leurs fins. Effectivement le BBZ permet d’atteindre des objectifs différents:

            1- Optimisation des ressources d’une organisation débouchant soit sur des économies budgétaires, à prestation égale, soit sur des prestations supplémentaires, à égalité de budget, soit sur une combinaison des deux.

            2- Meilleure adaptation de l’entreprise à son environnement grâce à une allocation judicieuse des ressources aux services et activités correspondant le plus aux besoins du moment et aux besoins futurs.

            3- Meilleure planification opérationnelle permettant une meilleure circulation de l’information.

            4- Motivation accrue de la ligne hiérarchique grâce à la participation au processus budgétaire et à l’amélioration de la communication au sein de l’organisation.

            5- Stimulation de la créativité et de l’innovation à tous les échelons de l’organisation.

            6- Accroissement de la compétence au management de l’encadrement grâce à une formation, à un meilleur dialogue entre supérieurs et subordonnés.

            7- Réorganisation d’un service, de façon à clarifier les objectifs du service.

C - Ce qu’il faut pour mettre en place de façon efficace le BBZ

            1- Etaler le processus de mise en place sur 4 à 6 mois: une introduction plus rapide du BBZ est envisageable mais on ne peut introduire des idées nouvelles sans laisser le temps, d’y réfléchir et de s’y habituer. Cela ne veut pas dire que les cadres concernés passeront tout ce temps-là à assimiler les principes du BBZ. Seuls 10% de leur temps seront nécessaires pendant cette période à l’assimilation et à la mise en place du BBZ.

            2- Utiliser l’assistance d’experts BBZ garants de la méthode: les conseillers extérieurs possèdent une neutralité de vue incontestable et sont donc les plus aptes à mettre en place le BBZ.

            3- Former préalablement l’ensemble des personnes concernées: deux à trois jours situés en début d’opération. Le BBZ s’appuie sur la formation sur la tas.

            4- Intégrer le BBZ dans une stratégie globale: le BBZ n’est pas une fin en soi, mais doit être mis au service d’un objectif supérieur défini par la direction.

            5- Impliquer de façon personnelle la direction générale.

            6- Surmonter un certain nombre d’obstacles: absence de climat social favorable dans l’entreprise, hostilité des partenaires sociaux envers toute initiative venant de la direction, l’existence d’objectifs plus prioritaires dans d’autres domaines, le flou dans l’organisation à l’intérieur de laquelle les responsabilités sont mal définies, l’absence de budgétisation dans l’organisation, l’absence de résultats mesurables.

D - Motivations principales d’utilisation de la méthode

- Réduction de coûts,

- Dynamisation et motivation du personnel dans le sens de la créativité et de l’innovation,

- Adéquation des effectifs et de charge de travail de façon à rééquilibrer les ressources au sein de l’organisation à la suite de départs à la retraite et du gel des embauches,

- Augmentation du niveau de service sans augmentation de personnel,

- Redéfinition de l’outil de production à la suite d’un repositionnement stratégique de la société pour lui permettre de faire face à un environnement changeant,

- Mesure de la productivité et redéfinition de la contribution d’un département,

- Application du BBZ à un service public