Le contrôle de gestion : la méthode OVAR

Définition :

La méthode OVAR est une méthode française qui a été inventée et enseignée dés 1981 par trois professeurs du groupe HEC : Daniel Michel, Michel Fiol et Hugues Jordan, elle est enseignée et utilisée par de nombreuses organisations à travers le monde. La méthode OVAR (Objectifs-Variables d’Action responsabilités) est une démarche structurée qui peut répondre à trois types de besoins :

- Piloter la performance en assurant le déploiement des axes, cibles et objectifs stratégiques dans toute l’organisation; il s’agit alors d’un processus de management visant à relier la stratégie aux plans opérationnels concrets conduits par les responsables

 - Offrir une méthodologie favorisant le dialogue interhiérarchique et/ou fonctionnel dans l’organisation, elle suscite de manière construite la communication.

 - S’appuyer sur une démarche formalisée pour concevoir les tableaux de bord de l’entreprise à partir des besoins clés d’information pour les décisions concrètes opérationnelles aux différents niveaux de responsabilités. 

La méthode OVAR est par construction un processus ayant pour objectif de mettre en valeur un "consensus construit" entre dirigeants sur les objectifs à long, moyen et court terme de l'organisation. Il s'agit donc d'un processus visant à prendre en compte la vision de chaque "strate de la hiérarchie" et non d'une vision autocratique du "management par objectif". La démarche OVAR se situe parmi les démarches d’aide au management permettant une compréhension des relations de cause à effet et peut être couplée avec la démarche américaine de la «carte stratégique».

Pour construire un tableau de bord avec la méthode OVAR, on commence par la haute direction (niveau N) qui est responsable de formuler les objectifs généraux et les variables d'action (OVA) de l'entreprise. Cependant les responsabilités (R) sont alors données à la N – 1 (un niveau plus bas), qui, à son tour, développe ses propres OVAR, et ainsi de suite, jusqu'au niveau le plus bas possible.

Alors l’objectif principal de cette méthode, est de permettre la déclinaison des objectifs dans l’organisation en identifiant pour chacun des niveaux ses propres variables clés d’action ayant un impact fort sur l’objectif globale. Ce qui va conclure des plans d’action principaux mis en œuvre par des responsables clairement identifiés, et ceux-ci en formant des équipes travaillant en groupe de projet.

Pratiquement, la méthodologie s’appuie sur des ‘’grilles’’ ou ‘’matrices’’ remplies par chaque responsable dans la hiérarchie : ces grille doivent ensuite être intégrées pour permettre une convergence des objectifs et des plans d‘action des différents niveaux hiérarchique de responsables.

Selon les fondateurs de la méthode OVAR, cette dernière peut s’appliquer comme démarche à l’organisation dans son ensemble mais aussi à une partie précise (une direction, une division, un service, un projet…)

La délégation d’objectifs s’effectue donc à la suite d’un débat entre les responsables afin de statuer sur les champs de responsabilités de chacun, mais à partir de variables d’action concrètes et réelles.

Il existe trois exigences d'une variable d’action. Tout d'abord, elle doit être contrôlable. Ensuite, elle doit se produire avant l'objectif. Enfin, elle doit être une relation de cause à effet entre l'action et les objectifs variables, c'est-à-dire que si une variable d'action se produit, l'objectif devrait très probablement suivre.

Les tableaux de bord de chaque responsable seront déduits des choix d’objectifs pour chacun d’entre eux : la méthode OVAR permet de définir l’élaboration du système d’information d’aide à la décision dans l’organisation et la construction des budgets. Cela signifie que les variables d'action pour le niveau N sont des objectifs pour tout N - 1 niveau. Tout gestionnaire est alors responsable du choix et de la définition de sa propre action de variables, ce qui signifie un degré très élevé de délégation.

Une fois créé chaque objectif, variable d’action et plan d'action, au moins une mesure de la performance (indicateur) doit être définie. Et pour chaque mesure de la performance, une norme de référence doit être trouvée, qui peut être basée sur les résultats ou les repères historiques ou même des objectifs.

  Les étapes de la méthode OVAR : La méthode OVAR est composée de quatre étapes importantes:

Étape 1 : Cette étape englobe deux phases du processus décisionnel expliqué dans les phases de prise de décision de Simon, (la phase d’intelligence et la phase de la conception). Elle est inclut une discussion de la vision et des objectifs globaux de l’entreprise afin de déterminer les objectifs globaux de l’entreprise au premier niveau, (Niveau N). Par la suite on passe à l’identification des variables d’action de l’entreprise toujours du premier niveau (Niveau N) et enfin choisir les indicateurs de l’entreprise (Niveau N). À la fin de cette étape on serait en mesure de déduire les objectifs quantitatifs et qualitatifs de l'organisation. Pour revenir à la détermination des objectifs de l'organisation il est impératif que la clarification des missions et des objectifs se fasse à travers une démarche interactive où la personne en charge de l’élaboration du tableau de bord doit rencontrer les différents niveaux opérationnels.

Étape 2 : Attribution des responsabilités : à cette phase on s’intéresse à l’analyse de la délégation, cette phase sert à déclencher une réflexion sur l’identification et la définition des relations de causes à effets entre les paramètres qui vont conditionner la performance de l'organisation.

Étape 3 : Conception des grilles objectifs / variables d’action : c’est une phase de conception du tableau de bord où  les variables d’action de l’entreprise deviennent des objectifs des gestionnaires (Niveau N-1) et où on détermine les variables d’action des gestionnaires (Niveau N-1) pour pouvoir choisir les indicateurs de niveaux plus bas (Niveau N-1)

Étape 4 : Mise en forme du tableau de bord : c’est la phase de conception et implantation, elle se caractérise par le choix de la forme sous lesquelles les indicateurs seront présentés. La finalisation d'un tableau de bord est importante afin de mettre en place des avertisseurs et d’une présentation adéquate qui permettent de faciliter l’analyse des données.